e-Arşiv Fatura nedir?

e-Arşiv Fatura, faturanın mükellef tarafından saklanması gereken nüshasının dijital ortamda hazırlanabilmesini sağlar. Dolayısıyla hem mal/hizmet sağlayıcı hem de son kullanıcı için basılı evrak arşivleme zorunluluğu başta olmak üzere birçok soruna pratik çözüm niteliği taşır. Talep eden müşterilerinize basılı kopyalarını da sunabileceğiniz e-Arşiv Fatura ile ilgili dikkat edilmesi gereken en önemli konu ise Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunulması gereken raporlardır. Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilen raporlar, faturanın kesildiği günün bir sonraki günü gece 24:00 a kadar gönderilir.

e-Arşiv Fatura nasıl kesilir?
e-Arşiv Fatura uygulamasının nasıl kesildiğine odaklanmadan önce hangi kitleye gönderilebildiğini bilmekte fayda vardır. Çünkü bu detay, birbiriyle karıştırılan iki uygulama olan e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki en temel farklılığı oluşturur. e-Arşiv Fatura, son kullanıcıya/müşteriye gönderilen bir evraktır. Özellikle e-Ticaret odaklı işletmeler, müşterilerine alışveriş sonrasında e-posta aracılığıyla e-Arşiv Fatura gönderimi yapar. Eğer iş ilişkisi içerisinde olduğunuz kitle içerisinde e-Fatura’ya geçiş yapmamış tüzel kişiler varsa, onlara da e-Arşiv faturası gönderebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura keserken farklı araçlar kullanabilirsiniz. Dilerseniz doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait portala giriş yapıp arşiv faturanızı kolayca oluşturabilirsiniz. Bu yönteme ek olarak özel entegratör kullanımını ya da kendi sisteminizi oluşturmayı tercih edebilirsiniz. GİB portalı üzerinden e-Arşiv faturası oluşturmak, özellikle sınırlı kaynaklara sahip küçük ölçekli işletmelere pratik kullanım avantajı sağlar.

e-Fatura uygulamasının aksine kesilen e-Arşiv, matbu belge olarak basılabilir ve bu baskı resmi kurumlarca geçerli kabul edilir. Serbest format kullanılarak hazırlanabilen e-Arşiv Fatura, ayrıca mali mühür ve zaman damgası ile onaylanıp saklanabilir.

e-Arşiv nasıl kullanılır?

e-Fatura mükellefiyseniz sadece eLogo e-Arşiv'e başvurarak e-Arşiv uygulamasına da geçebilirsiniz. Ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmanız gerekmez.
Henüz e-Fatura mükellefi değilseniz e-Arşiv uygulamasının kolaylıklarından yararlanmak için, öncelikle e-Fatura uygulamasına da geçmeniz gerekir.

e-Arşiv Fatura’nın Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yaparak kârlılığınızı ve iş süreçlerinizdeki verimliliği artırmanıza mümkün kılacak birçok avantaj elde edebilirsiniz.

Maliyetlerinizi Azaltabilirsiniz: yöntemler ile fatura kesmek, belirli miktarda kırtasiye masrafını beraberinde getirir. Özellikle en önemli satış kanalı e-Ticaret olan işletmeler için bu masraflar oldukça yüksektir. e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yaparak baskı maliyetlerinizi kayda değer oranda azaltabilirsiniz. Üstelik iş gücünüzün bir kısmını, fatura kesmek yerine size daha fazla kazanç sağlayacak görevlere atayabilirsiniz.

Geleneksel Basılı Faturaların Arşivlenme Süreci Geride Kalır: Yasalar gereği basılı faturanın belirli süreyle arşivlenmesi zorunludur. İtina ile yürütülmesi gereken bu süreç için alana ihtiyaç duyulur. e-Arşiv Fatura sayesinde arşiv için ekstra yer ayırma zorunluluğu ortadan kalkar.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz Zorunluluğunun Ortadan Kalkması: Vergi Usul Kanunu gereği, satışları perakende fişleri ile belgelendirecek düzeyde olan tüm mükelleflerin yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanmaları zorunludur. Geleneksel yazar kasaların işlevlerini POS cihazlarının özellikleri ile birleştiren bu cihazları edinmek için işletmelerin belirli miktarda maliyeti gözden çıkarmaları gerekir. Oysa zamanınızın bir kısmını e-Arşiv Fatura uygulamasına başvuru sürecine ayırarak bütçenizden yeni cihaz almaya pay ayırma zorunluluğuna kolayca son verebilirsiniz.

Hızlı ve Güvenli Gönderim İmkânı: e-Arşiv Fatura programı aracılığıyla müşterilerinize alışverişleri sonrasında oluşturduğunuz evrakları hızlı ve güvenli gönderim imkânına kavuşabilirsiniz. Bazen günler alan gönderim sürecini ve faturanın yerine ulaşıp ulaşmadığı telaşını geride bırakabilirsiniz.

Sorgulama Kolaylığı: e-Arşiv Fatura uygulamasında oluşturulan evrakların doğruluğunu kontrol etmek son derece kolaydır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kullanıma sunulan sorgu sistemini kullanarak dijital belgelerin geçerlilikleri rahatlıkla görüntülenebilir.

Elektronik arşiv çözümü için eLogo’yu tercih ettiğinizde, yukarıda sıralanan avantajlardan çok daha fazlasını deneyimleme ayrıcalığına kavuşabilirsiniz. Yani;

Müşterilerinize e-Posta ve SMS ile Gönderim Yapabilirsiniz: Gönderim sürecini daha da kısaltmak isteyenler, eLogo e-Arşiv Fatura çözümleri ile iki farklı gönderim olanağı yakalar. e-Posta ve SMS ile gönderim özelliğini kullanarak müşterileriniz nerede olurlarsa olsunlar faturalarını anında iletebilirsiniz.

Kolay Entegrasyon İle Adaptasyon Sürecini Kısaltabilirsiniz: eLogo e-Arşiv Fatura çözümleri, işletmeler için önemli bir konu olan adaptasyon sürecini mümkün olan en düşük seviyeye çekecek biçimde tasarlanır. Firmanızda halihazırda kullanımda olan yazılım altyapısına kolayca entegre edilebilir. Hatta personeliniz, kapsamlı eğitim süreci sayesinde uygulamanın kullanımına yönelik tüm bilgileri öğrenme olanağı bulur.

e-Arşiv Fatura’yı Kimler Kullanır?
Aşağıdaki listede bulunan tüm mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmeleri zorunludur.

• e-Fatura uygulaması kullanıcısı konumundaki mükellefler

• 2020 ve 2021 yıllında ciroları 4 milyon TL ve üzeri olan firmalar (Son geçiş tarihi 1 Temmuz 2022 olarak belirlenmiştir.)

• Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlediği faturaların toplam tutarı 5 bin TL’yi geçen işletmeler

• Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olanlara düzenlediği faturaların toplam tutarı 2 bin TL’yi (vergi dâhil) geçen işletmeler

• İnternet reklamcılığı hizmet aracılığı ve internet üzerinden mal/hizmet satışı yapanlar

Bu kriterleri karşılayamayan mükellefler de isteğe bağlı olarak e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yapabilir. Üstelik geçiş sürecini tamamlamak için eskisi gibi önce e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu bulunmamaktadır.

e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Arşiv Fatura başvurusu için farklı kanalları kullanabilirsiniz. Dilerseniz doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mükelleflere sunduğu e-Arşiv Fatura başvuru ekranı üzerinden gerekli tüm işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Alternatif olarak özel entegratör aracılığıyla da bu süreci tamamlayabilirsiniz. Hizmet sağlayıcılar, kendi uygulamaları içerisinde başvuru aşamasının gerçekleştirilebilmesini mümkün kılan ekranlara yer verir. Başvuru aşamasında GİB tarafından belirtilen bankanın ödeme kanalları vasıtasıyla mali mühür ücretinin mutlaka yatırılması gerekir. Daha sonrasında ise mali mühür uygulamasını bilgisayara indirip kurarak başvuru sürecinin diğer aşamalarına geçebilirsiniz.

Başvuru aşamasını sorunsuz geçmek ve e-Arşiv Fatura uygulamasının tüm avantajlarından yararlanmak için eLogo’nun deneyimli ekibi ile hemen iletişime geçin. Kapsamlı teknik destek ile uygulamayı sorunsuz kullanmanın keyfini sürün.

e-Arşiv Fatura'da yasal zorunluluklar
Aşağıdaki listede bulunan tüm mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmeleri zorunludur.

• e-Fatura uygulaması kullanıcısı konumundaki mükellefler

• 2020 ve 2021 yıllında ciroları 4 milyon TL ve üzeri olan firmalar (Son geçiş tarihi 1 Temmuz 2022 olarak belirlenmiştir.)

• Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanlara düzenlediği faturaların toplam tutarı 5 bin TL’yi geçen işletmeler

• Aynı gün içerisinde vergi mükellefi olanlara düzenlediği faturaların toplam tutarı 4.400  TL’yi (vergi dâhil) geçen işletmeler

• İnternet reklamcılığı hizmet aracılığı ve internet üzerinden mal/hizmet satışı yapanlar

Bu kriterleri karşılayamayan mükellefler de isteğe bağlı olarak e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yapabilir. Üstelik geçiş sürecini tamamlamak için eskisi gibi önce e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu bulunmamaktadır.

e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?
Oluşturduğunuz e-Arşiv Fatura’yı çeşitli sebeplerle iptal etmek isteyebilirsiniz. Böyle bir durumda faturanızı iptal etmeniz mümkündür. Peki, bunu nasıl yapabilirsiniz?

Vergi Usul Kanunu gereğince kâğıt fatura gibi e-Arşiv Fatura için de itiraz, iptal ya da iade süreçleri bulunur. Bu gibi durumlarda uygulayacağınız birkaç adım ile e-Arşiv Fatura’nızı iptal etmeniz mümkün hale gelir.

e-Arşiv Fatura kestiğiniz alıcı bir şirket ise;
Faturayı alıcıya ilettikten sonra gerekli süre içerisinde fatura iptalini gerçekleştirmeniz mümkündür. Aynı şekilde alıcı da faturayı aldıktan sonra gerekli süre içerisinde faturaya itiraz etme ve iptal talebinde bulunma hakkına sahiptir. Bu süreyi aşmanız durumunda alıcıya yeni bir fatura oluşturup göndermeniz gerekir.

e-Arşiv Fatura kestiğiniz alıcı bireysel müşteri ise;
Müşteri satın aldığı ürünü iade etmek istediğinde alışveriş yaptığı firmaya ait şartlara uygun olarak itiraz ve iade işlemlerini gerçekleştirmesi mümkündür. Müşteri, ürünü internet üzerinde satın aldıysa kendisine gönderilen faturanın çıktısını alarak iade bilgilerini doldurur ve iade edeceği ürünle birlikte firmaya gönderir.

Özel entegratörler ile oluşturduğunuz e-Arşiv Fatura’nızı iptal etmek için kullandığınız program üzerinde iade oluşturabilirsiniz. Her program üzerinde farklı sekmeler ile ulaşabileceğiniz iade ve iptal işlemlerinde genel mantık ise aynıdır.

e-Arşiv Fatura Kapsamı Nedir?
e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanmak için GİB tarafından belirlenen esasları uygulamak gerekir. Bunlar, 509 Numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde belirlenmiş birtakım şartları içerir. Söz konusu Tebliğ kapsamında mükelleflerin e-Arşiv Fatura uygulamasından faydalanabilmesi için aşağıdaki maddelerin sağlanması gerekir:

• e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenlenen faturalar bu Tebliğ kapsamında e-Fatura olarak oluşturulur, iletilir, saklanır ve ibraz edilir.

• 509 Numaralı Genel Tebliğ ile e-Fatura uygulamasına kaydı bulunmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv fatura kesilir.

• Vergi mükellefi olmayanlar e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında fatura oluşturulur. Müşterinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda ve kâğıt üzerinde e-Arşiv Fatura gönderilebilir. Ancak bu faturanın ikinci nüshası dijital ortamda muhafaza edilmek ve gerektiğinde ibraz edilmek zorundadır.

Özel Entegratörle e-Arşiv Fatura Kesmenin Avantajları Nelerdir?

• Özel entegratörler, bulut teknoloji sayesinde dilediğiniz her yerden ve cihaz üzerinden erişim imkânı sağlar.

• Kullandığınız özel entegratörün sunduğu sistem üzerinden dilediğiniz zaman e-Arşiv Fatura’nızı düzenleyebilir ve alıcıya iletebilirsiniz.

• Özel entegratör kullanımı ile fatura kabul ya da ret işlemlerini pratik bir şekilde tek sistem üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.

• Faturalarınızı 10 yıl boyunca özel entegratör ile saklayabilirsiniz.

• Yanlış kesilen faturalar sistem üzerinden kolayca iptal edilebilir.e-Arşiv Fatura’nıza kaşe ve logo eklenebilir.

• Uzman kadroya sahip özel entegratörler ile teknik destek imkânı bulmanız kolay olduğundan, olası sorunlara hızlı bir şekilde çözüm bulmanız mümkün olur.