e-Defter nedir?
2011 yılında hayata geçirilen Elektronik Defter uygulaması, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na ("TTK") göre ticari defter tutma yükümlülüğü bulunan kişilerin, yevmiye defteri ve defter-i kebir defterlerini TTK ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nda (“VUK”) ticari defterler için öngörülen hükümlerinden bağımsız olarak elektronik ortamda kayıt altına almalarını sağlamıştır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına imkan tanıyan e-Defter uygulaması, GİB tarafından yönetilen bir uygulamadır.

e-Defter başvurusu nasıl yapılır?
Tüzel kişiler https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden kendilerine ait mali mühürle, gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür veya elektronik imza ile başvurularını online yapabilirler.

e-Defter uygulamasını kimler kullanabilir?
Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabilir.

e-Defter uygulamasında yasal zorunluluklar
e-Defter uygulamasına yönelik usul ve esasları düzenleyen 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğin ilgili hükümlerinde, e-Defter tutma zorunluluğu bulunan kişiler şu şekilde sayılmıştır:

e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler -  Zorunluluk kapsamına giren mükellef grupları 421 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin ilgili hükümlerinde detaylandırılmıştır

TTK 397/4 uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler

Yasal zorunluluk altında bulunan yukarıdaki kişiler dışında kalan; ancak 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yer alan şartları taşıyan gerçek ve/veya tüzel kişiler ise istedikleri takdirde e-Defter uygulamasına tercihen dahil olabilirler.

Daha fazla bilgi için buraya tıklayabilirsiniz.

e-Defter uygulamasına geçeceklerin dikkat etmesi gereken şartlar nelerdir?
Defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek kişilerin mutlaka dikkat etmesi gereken birtakım hususlar mevcuttur. Bunlardan ilki, kağıt üzerinde tutulmakta olan defterlerini elektronik ortama taşıyanların fiziki defter tutmaya devam edemeyecek olmalarıdır. Yani e-Defter’e geçiş halinde fiziki defterlerin usulünce kapanış tasdiki gerekmektedir. 

İkinci olarak, e-Defter başvurusunda bulunacak tüzel kişi mükelleflerin mali mühür; gerçek kişi mükelleflerin ise mali mühür veya nitelikli elektronik imza sahibi olmaları gerekmektedir. Zira e-Defter başvurusu dahil olmak üzere defter ve kayıtlara yönelik ispat şartı mali mühür, nitelikli elektronik imza veya zaman damgası ile güvence altına alınmıştır. 

Bundan başka, defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kayıt ve ibraz edecek mükelleflerin, bu işlemleri gerçekleştirirken kullanacakları yazılımın Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış bir yazılım olması şarttır. Bu kapsamda, 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı alan yazılımların listesine bu link üzerinden ulaşılabilir.

e-Defter mükelleflerin karşılaşılabilecekleri yasal sonuçlar
e-Defter uygulamasının yukarıda sayılan kişi grupları için yasal bir yükümlülük olarak öngörülmesinin doğal sonucu olarak bu yükümlülüğe birtakım yasal sonuçlar bağlanmıştır. 

Bu bağlamda, e-Defter uygulamasına geçmekle mükellef olduğu halde süresi içerisinde e-Defter’e geçmeyen mükellefler hakkında VUK’ta öngörülen cezai hükümlerin uygulanacağı hüküm altına alınmıştır.

Ayrıca uygulamaya geçmeyen ancak e-Defter haricinde defter tutmaya devam eden mükelleflerin e-Defter haricinde tuttukları defter ve kayıtlar da tutulmamış sayılmaktadır.

e-Defter uygulamasının sağladığı kolaylıklar
Düşük Maliyet

Fiziken defter tutmanın hem zaman ve personel hem de kırtasiye ve formalitelerden kaynaklı maliyetleri oldukça yüksektir. e-Defter uygulamasının sağladığı kolaylıklar neticesinde defterlerin tutulması için sarf edilen enerji ve zaman en aza indirilirken defterlerin kaydı ve muhafazası için harcanan kağıt ve fiziki arşiv alanından da tasarruf edilir.

Dahası, elektronik defterlerin birtakım şekil zorunluluklarından muaf olması nedeniyle noter tasdiki için ilave kaynak ayrılmasına gerek kalmaz.

Bu sayede, tasarruf edilen personel ve kaynaklar işletmenin diğer operasyonlarına aktarılarak etkinlik kazanımları elde edilirken doğayı korumak adına önemli bir adım atılmış olur.

Hızlı ve Doğru

Uygulamaya aktarılan kayıtların Gelir İdaresi Başkanlığından onaylı bir yazılım üzerinden uluslararası standartlara uygun formatta tutulması, mükelleflere ve uygulamaya katılan diğer kişilere hem pratiklik hem de standardizasyon kazanımlarını sağlar.  

Fiziki defterlerdeki usulün aksine, defterler üzerinde uygulama aracılığıyla değişiklik yapmak ve gerektiği takdirde ilgili makamlara ibraz etmek son derece basit ve süratli hale gelir.

Ek olarak, işletmenin bilgi sistemine kaydedilen bilgilerin yeknesaklığı ve doğruluğu da bu sayede güvence altına alınır.

Güvenli

Dijital ortama taşınan kayıtlar mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edileceğinden güvenli bir ortamda saklanmış olur. Bu şekilde, defterlerde yapılacak değişiklikler ile ibraz süreçlerinin güvenliği de artırılır, zira bu tarz işlemlerin takibi  elektronik kayıtlar üzerinden her an kolayca mümkün hale gelir.